目前市场上主要有两种实现远程视频会议的方式：一种是利用视频语音软件实现远程视频交流，另外一种是硬件设备搭建视频会议系统。因为软件系统的初次投资成本较低，很多刚接触视频会议的人，认为购买软件系统比硬件设备更划算。其实不然，相对硬件设备，软件视频会议系统有明显的四大缺陷。
一，按年交费，只拥有使用期限
视频会议软件的售价虽然只是几千元起步，但是买家只能拥有1年的使用权限。到期后，如果不续费，卖家就会停止相关服务。简言之，软件系统是一项长期投资。相比之下，视频会议硬件设备虽然需要上万元的成本，但消费过程只是一次性投资，并且能够长期为买家服务。
二：过度依赖网络，稳定性不足
网络视频会议软件方案，其主要功能是通过网络实现，一旦网络出现卡顿或网速过慢等情况，会议就会中断，而且对于什么时候能恢复正常会议，没有一个明确的界定。如果会议中反复的出现状况，会议质量不堪设想。所以，在机关单位及大中企业，使用硬件设备方案，仍然是主流。毕竟硬件方案有8%的网络抗丢包和20%的语音丢包补偿技术，能够很好的保障会议顺畅进行。
三：画面/语音的传输范围有限，不适合多人会议
单纯的视频会议软件，是不能够实现远程会议的，为了节约成本，系统往往借助电脑或手机来实现画面和语音的传输。这样一来，参会人员必须靠近电脑或手机才能将画面和语音清晰地向外传输。遇到多人参加的会议，软件方案无法满足正常的会议需求，毕竟一帮人凑到一台电脑旁，开展异地会议的操作性不强、体验感很差。专业的硬件视频会议设备能够满足大型会议室的正常开会需求，参会人员不需凑到电脑或手机前，只需坐到各自位置上，就能跟异地人员开展高质量的远程会议。
四：互动性不足，不利于集思广益
网络视频会议软件，满足的是“分散式”的远程会议/直播/教育需求，服务的主要对象是分散在各地的个人，参与互动的人数可达上百万；而视频会议硬件设备，满足的是“集中-分散式“的远程会议需求，其服务的对象是分散在各地的会议室/群体，这种形式更有利于个体会议室内部及所有会议室之间的讨论与互动。
当然软件视频会议与硬件视频会议各有各的优点和缺点，大中型企业与政府单位对视频会议稳定质量要求较高的可以选择搭建硬件视频会议系统，一些中小企业对视频会议要求不高的采用软件视频会议也是一个不错的选择。